반복적인 업무는 생산성을 떨어뜨리는 주요 요인입니다. 특히 1인 사업자나 소규모 팀일수록 자동화는 생존 전략이 됩니다. Notion은 이런 반복 업무를 간단한 설정만으로 자동화할 수 있는 훌륭한 툴입니다. 본 글에서는 반복 작업을 줄이기 위한 Notion 자동화 방법을 실전 위주로 소개합니다.
반복 업무 파악과 자동화 대상 설정하기
자동화를 시작하기 전에 가장 먼저 해야 할 일은 내가 반복적으로 수행하는 업무를 파악하는 것입니다. 업무 자동화는 ‘무엇을 반복하고 있는가?’를 명확히 인식하는 데서 시작됩니다. 예를 들어 매주 작성하는 회의록, 고객 응대 기록, SNS 콘텐츠 캘린더 관리, 주간 리포트, 재고 입력, 일일 일정 수립 등이 여기에 포함됩니다.
이러한 반복 업무는 Notion의 데이터베이스 기능을 활용해 통합 관리할 수 있습니다. 데이터베이스에서는 각 항목마다 태그, 상태, 담당자, 마감일 등을 설정할 수 있어 업무를 일관되게 추적할 수 있습니다. 여기에 템플릿을 결합하면 버튼 한 번으로 매번 새로운 업무 페이지를 생성할 수 있어 매뉴얼 작성, 복사·붙여넣기 같은 수작업이 필요 없어집니다.
템플릿에는 AI 프롬프트를 삽입해 "이 내용을 요약해줘", "리포트 형식으로 정리해줘" 같은 자동화 명령어를 미리 설정해두면 반복적인 문서 작성 작업에서도 시간을 절약할 수 있습니다. 또 업무 유형별로 반복 주기(일간, 주간, 월간)를 구분하고, 각 반복 주기에 맞춘 자동 생성 버튼을 설정하면 보다 체계적인 워크플로우를 운영할 수 있습니다.
Notion 자동화 기능과 플러그인 활용하기
반복 업무를 Notion에서 자동화하기 위해선 자체 기능과 외부 플러그인을 함께 활용하는 것이 좋습니다. 우선 Notion 내부의 템플릿과 데이터베이스 구조만으로도 상당한 자동화가 가능합니다. 특정 조건을 만족하면 상태 변경, 알림 전송, 페이지 이동 등의 작업을 수행할 수 있으며, AI 프롬프트 삽입으로 텍스트 생성 및 문서 요약도 가능합니다.
이 외에도 외부 플러그인을 활용하면 더 고도화된 자동화가 가능합니다. 대표적으로 Zapier는 다양한 앱과 Notion을 연결해, 예를 들어 Google Form에서 고객 응답이 들어오면 자동으로 Notion에 새로운 페이지를 생성하게 만들 수 있습니다. 또 Make를 이용하면 다중 조건과 시나리오를 시각적으로 설계할 수 있습니다.
콘텐츠 업무의 경우, Notion에서 작성한 글을 Super.so, Popsy 같은 툴과 연결해 웹사이트로 자동 반영하거나, Typefully를 통해 트위터 콘텐츠로 예약 발행하는 식의 자동화도 가능합니다. 데이터를 시각화하려면 Notion2Sheets 플러그인을 활용해 구글 스프레드시트와 연동해 실시간 그래프나 통계를 생성할 수도 있습니다.
업무 흐름 최적화를 위한 통합 자동화 설계
Notion을 활용한 반복 업무 자동화의 최종 단계는 ‘업무 흐름 전체를 하나의 자동화 흐름으로 연결하는 것’입니다. 이는 단순한 문서 생성 자동화를 넘어, 업무 시작부터 결과 보고까지의 모든 단계를 하나의 흐름으로 설계하는 것을 의미합니다.
마케팅 캠페인의 경우, 기획 단계에서 아이디어 수집 → 콘텐츠 초안 생성 → 일정 등록 → 진행 상태 관리 → 결과 분석 보고까지 Notion 내에서 자동화할 수 있습니다. 이러한 자동화를 설계하기 위해서는 먼저 업무 단계를 세분화한 후, 각 단계마다 필요한 데이터를 정의하고, 어떤 방식으로 입력되고 전파될지를 설정해야 합니다.
Google Form이나 Tally를 통해 입력된 데이터는 Notion AI로 정리되고, 결과는 Notion2Sheets로 시각화됩니다. 슬랙, 이메일, 캘린더와의 연동을 통해 자동 보고, 일정 공유, 알림 전송도 함께 구현 가능합니다.
반복 업무를 줄이기 위한 Notion 자동화는 단순한 편의 기능이 아닌 업무 효율의 핵심 전략입니다. 작은 자동화부터 시작해 전체 업무 흐름을 하나의 시스템으로 연결해보세요. 당신의 시간과 에너지를 전략적인 일에 집중할 수 있게 됩니다.